Безбумажный офис: мечта сбывается, но медленно

Отказаться от бумаги — мечта уже не первого поколения офисных работников. И власть, и бизнес желают этого одинаково сильно: слишком уж много хлопот доставляют тем и другим завалы бумажных документов. Но вот парадокс: чем ближе мы к реализации мечты, тем медленней она приближается! Только за текущую осень было опубликовано несколько больших исследований, давших новую пищу для размышлений на эту тему — и сегодня я хочу набросать получившуюся в результате картину. Если коротко: мы здорово продвинулись за последние десять лет, но не надейтесь избавиться от бумаги совсем ещё как минимум четверть века.

Когда вообще мы начали задумываться о «безбуме»? Дата известно точно: в середине 70-х годов. Персональных компьютеров тогда ещё не существовало, но компьютерная техника в компаниях и организациях уже имелась, компьютеры уже помогали справляться с большими объёмами чисел и текста. И самые смелые умы осмелели настолько, что предрекли: через какое-то время зародившаяся тенденция вытеснения бумаги цифровыми документами достигнет точки, после которой бумага окажется вообще больше не нужна! Звучали даже конкретные прогнозы: например, в 90-м году.

В принципе, сформулированные тогда достоинства цифровых документов справедливы и сегодня. Это прежде всего удобство обработки: данные в цифровом виде (хранящиеся в памяти компьютера) легко копировать, редактировать, добавлять и резать — ведь не нужны ни ножницы, ни клей, ни замазка, ни машинистки! Потом «цифру» легко анализировать: искать в ней, вычислять на её основе — а ведь для бумаги это всегда было головной болью, данные приходилось извлекать вручную.

Плюс к тому цифровые документы почти совершенно не занимают места на полках, а значит можно хранить невероятные объёмы информации в ограниченном пространстве. Наконец с появлением интернета появилась возможность моментально оправлять такие документы в любую точку планеты: бумажные вообще-то тоже можно отправлять, через факс, но на выходе из факса вы получите бумажный же документ, со всеми его недостатками, тогда как электронная почта сохраняет все цифровые достоинства.

Что ж, 1990-й наступил и минул, однако отказаться от бумаги стопроцентно едва ли кто-то смог. И точно так же настали и прошли год 2000-й, 2010-й, а теперь уже на закат пошло второе десятилетие XXI века — а бумаги в офисах всё ещё, что называется, до потолка. Согласно совсем свежим исследованиям, проводившимся в США и Европе, практически половина офисов печатают что-нибудь каждый день — и львиная доля их сотрудников называют печать важным аспектом рабочего процесса.

Представить, насколько всё ещё значима бумага, позволяет и такая цифра: 60% печатаемого сегодня за день относится к «обязательному» и только 40% к «опциональному» (то есть такому, на которое бумагу можно было бы и не переводить). Наконец восемь из десяти компаний и организаций ожидают, что объём печатаемых ими документов в ближайшие годы не только не уменьшится, а даже вырастет!

Но в чём же дело? Почему так сильно ошиблись авторы прогнозов? А дело в том, что у старой доброй, вроде бы всем надоевшей бумаги внезапно обнаружились свои преимущества.

Прежде всего оказалось, что бумажный документ наименее капризен: для его просмотра не требуется интернет или вообще какое-либо электронное устройство, он читабелен при любом освещении и выдерживает большие передряги (чего не скажешь о цифровых носителях). Бумажный документ универсален, вам нет нужды задумываться, в каком он «формате», пользуется ли ваш партнёр MS Office или LibreOffice: бумагу поймут и примут все!

Далее, в отличие от цифровых документов, которые чрезвычайно быстро устаревают из-за смены форматов и программ (попробуйте-ка отредактировать или хотя бы прочесть файлы, сохранённые в 90-х!), бумага не стареет. И её легче заверить: нет нужды возиться со сложными цифровыми сертификатами, которыми ещё не каждый научится правильно пользоваться — достаточно поставить подпись, печать, и готово! Даже тот факт, что она трудней редактируется, тоже играет ей на руку: именно поэтому бумажный документ труднее подделать. Ну и, наконец, есть чисто субъективная симпатия: люди часто печатают то, чего можно было бы не печатать, только потому, что им нравится видеть это на бумаге.

Так что же удобней, цифра или бумага? И что в конце концов одержит верх? Соотнести друг с другом эти противоречивые доводы, сами понимаете, непросто. К счастью, есть объективная тенденция, сохраняющаяся по крайней мере на протяжении этого века: в масштабах планеты каждый год число печатаемых и копируемых бумажных документов уменьшается на один процент. Мало? Мало, но ведь речь о планете! Каждый новый процент — это миллионы тонн древесины и миллиарды сэкономленных человеко-часов. Если построить эту кривую на графике, с горизонтальной осью она никогда не пересечётся — то есть бумага из офисов совсем не исчезнет никогда. Кривая будет бесконечно долго стремиться к нулю, отражая в том числе виды деятельности, которые ещё очень долго от бумажных документов не откажутся, вроде финансов, юриспруденции, ряда госуслуг и прочих областей, где не мыслят работы без «твёрдой копии».

Но и ждать, что ситуация так и будет развиваться по мягкой ниспадающей, не следует. Аналитики теперь рисуют следующую картину. Ещё какое-то время будет продолжаться медленный спад, после чего случится обвал — и бумага из офисов почти исчезнет. Произойдёт это лет через 20-25, когда те, кто начинает карьеру сегодня и с детства привыкли иметь дело с чистой цифрой, дорастут до руководящих должностей, а те, кто руководит сегодня, соответственно, оставят свои должности.

Вот тогда волевым решением нового поколения руководителей доля бумаги в офисе будет значительно и резко сокращена: привычки к бумаге давно уже не будет, а потому бумажные документы останутся лишь для самых необходимых случаев, вроде упоминавшихся финансов, юриспруденции и прочего. Однако и там их потеснят ставшие более удобными и понятными цифровые инструменты, в частности, цифровая подпись.

Поэтому планируйте правильно: ещё два десятилетия минимум принтеры и копиры в офисе просуществуют. Зато после они отправятся сразу в электронный хлам, потому что не будут нужны уже никому.

Источник материала
Настоящий материал самостоятельно опубликован в нашем сообществе пользователем Postman на основании действующей редакции Пользовательского Соглашения. Если вы считаете, что такая публикация нарушает ваши авторские и/или смежные права, вам необходимо сообщить об этом администрации сайта на EMAIL abuse@proru.org с указанием адреса (URL) страницы, содержащей спорный материал. Нарушение будет в кратчайшие сроки устранено, виновные наказаны.

Читайте также:

Кстати, по этому поводу сразу вспомнилось: Вчера вскрыли капсулу с посланием от пионеров 1985-го. Пионеры спрашивают, изобрели ли уже машину времени, и просят забрать их из 1985-го.

Комментарии о материале

На почту
avatar
wpDiscuz